Yeni Dönem Düzenlemeleri

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu, medikal sektörde faaliyet gösteren mükellefler için e-fatura süreçlerinde kapsamlı değişiklikler getirmiştir. Ocak 2025 itibarıyla yürürlüğe giren bu yeni düzenlemeler, ilaç ve tıbbi cihaz teslimlerinde fatura formatı ve içeriğine ilişkin önemli zorunluluklar ekleyerek sektördeki dijital dönüşümü hızlandırmayı hedeflemektedir.

Bu güncellemeler, ilaç ve tıbbi cihaz sektöründe faaliyet gösteren firmalar için daha fazla şeffaflık, izlenebilirlik ve veri bütünlüğü sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Özellikle sahtecilik, kaçakçılık ve yanlış faturalandırma gibi riskleri en aza indirerek ilaç ve medikal ürünlerin güvenilirliğini artırmayı hedeflemektedir.

1. Fatura Tipi Güncellemesi

Medikal sektöründeki e-fatura uygulamalarında önemli bir değişiklik olarak, “ILAC_TIBBICIHAZ” fatura tipi zorunlu hale getirilmiştir. Bu güncelleme ile birlikte:

• İlaç ve tıbbi cihaz teslimleri için yalnızca bu fatura tipi kullanılabilecek.
• Sektörde faaliyet gösteren tüm mükelleflerin, ilaç veya tıbbi cihaz teslimi gerçekleştirirken bu fatura tipini seçmesi zorunlu olacak.
• Fatura içeriğinde eksik veya hatalı veri bulunması halinde, sistem tarafından otomatik olarak uyarı verilecek ve düzeltme yapılması istenecek.

Bu değişiklik, medikal sektöründeki e-fatura süreçlerini standart hale getirmek ve veri doğruluğunu artırarak takip edilebilirliği güçlendirmek için büyük önem taşımaktadır.

2. Yeni Fatura Formatı ve Zorunlu Alanlar

UBL-TR 1.2 temel standardına ek olarak, ilaç ve tıbbi cihaz teslimlerinde belirli kritik bilgilerin e-fatura formatına dahil edilmesi zorunlu hale getirilmiştir. Bu sayede, ürünlerin kimliklendirilmesi, takibi ve yasal uyumluluğu güvence altına alınmış olacaktır.

İlaçlar İçin Zorunlu Alanlar

• GTIN (Global Trade Item Number): Ürüne özel uluslararası benzersiz tanımlayıcı numara.
• Parti Numarası: Üretim sürecinde aynı koşullar altında üretilen ürün gruplarını tanımlayan numara.
• Seri Numarası: Her bir ilacın benzersiz tanımlanmasını sağlayan seri numarası.
• Son Kullanma Tarihi: İlacın kullanım süresini gösteren tarih bilgisi.

Tıbbi Cihazlar İçin Zorunlu Alanlar

• UNO (Unique Device Identifier): Medikal cihazları tanımlayan uluslararası benzersiz numara.
• LNO (Lot/Batch Numarası): Üretim sürecinde belirli bir gruba atanmış lot numarası.
• Seri Numarası veya Üretim Tarihi: Cihazların takibi için belirlenen benzersiz numara veya üretim tarihi.

Bu yeni zorunluluklar sayesinde:

• Ürünlerin izlenebilirliği artırılarak sahte veya taklit ilaç ve cihazların önüne geçilecek.
• Hatalı veya süresi geçmiş ilaç ve cihazların tespit edilmesi kolaylaşacak.
• Fatura kesme süreci daha şeffaf ve güvenli hale gelecek.

3. ERP Sistemlerine Etkisi ve Datastil'in Uyumu

Yeni teknik kılavuz, ERP yazılım firmalarının e-fatura sistemlerini hızla güncellemelerini zorunlu kılmıştır. Ancak birçok ERP firması bu değişikliklere adapte olmakta zorlanırken, Datastil İlaç İTS ve ÜTS Medikal, yeni gereksinimlere hızlı uyum sağlayarak sektöre öncülük etmiştir.

Datastil İTS ve ÜTS’nin Avantajları

Datastil, medikal sektöründeki firmaların yeni e-fatura formatlarına sorunsuz uyum sağlaması için ileri seviye entegrasyon çözümleri sunmaktadır.

Öne Çıkan Özellikler:

• Otomatik GTIN ve UNO Doğrulama: Sistem, faturaya eklenen GTIN ve UNO numaralarının doğruluğunu otomatik olarak kontrol eder ve hatalı girişleri engeller.
• Parti ve Seri Numarası Yönetimi: Her bir ürün için ilgili zorunlu alanlar otomatik olarak ERP sistemine entegre edilir.
• GİB ile Tam Uyumlu e-Fatura Entegrasyonu: UBL-TR 1.2 standardına tam uyumlu olarak e-fatura düzenleme ve GİB’e iletme süreci otomatize edilmiştir.
• Anlık Veri Doğrulama ve Raporlama: Fatura kesme sürecinde eksik veya hatalı bilgi olup olmadığını anında kontrol eder ve mükellefi uyarır.