ÜTS’de Son Kullanma Tarihi (SKT) ve Soğuk Zincir Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)

ÜTS’de Son Kullanma Tarihi (SKT) ve Soğuk Zincir Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)

Sağlık sektöründe faaliyet gösteren üreticiler, ithalatçılar, medikal firmalar ve depolar için Son Kullanma Tarihi (SKT) ile Soğuk Zincir yönetimi, ürün güvenliği ve yasal uyumluluk açısından kritik öneme sahiptir. Özellikle tıbbi cihazlar, laboratuvar ürünleri ve belirli medikal malzemeler için saklama koşullarının korunması ve son kullanma tarihlerinin doğru şekilde takip edilmesi, hem hasta güvenliği hem de operasyonel süreçlerin sürdürülebilirliği açısından vazgeçilmezdir.
Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülen Ürün Takip Sistemi (ÜTS), ürünlerin üretimden son kullanıcıya kadar tüm hareketlerini kayıt altına alırken, işletmelerin de SKT ve stok süreçlerini doğru yönetmesini zorunlu kılar. Miadı geçmiş veya uygun saklama koşulları sağlanmamış ürünlerin piyasaya arz edilmesi, ciddi idari yaptırımlara ve yüksek maliyetli operasyonel kayıplara neden olabilir.
Bu nedenle işletmelerin yalnızca stok takibi yapması değil, aynı zamanda son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri önceden belirlemesi, FEFO prensibini uygulaması ve gerekli zayiat işlemlerini zamanında gerçekleştirmesi büyük önem taşımaktadır.

ÜTS’de SKT ve Soğuk Zincir Yönetimi Nedir?

ÜTS kapsamında SKT ve Soğuk Zincir yönetimi; ürünlerin son kullanma tarihlerinin, lot bilgilerinin ve saklama koşullarının dijital olarak takip edilmesini sağlayan süreçlerin bütünüdür.
Bu süreç sayesinde;

• Ürünlerin son kullanma tarihleri düzenli olarak izlenebilir.
• Soğuk zincir gerektiren ürünlerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi desteklenebilir.
• Miadı yaklaşan ürünler öncelikli olarak sevk edilebilir.
• Miadı dolmuş ürünlerin satışının önüne geçilebilir.
• Zayiat ve imha süreçleri mevzuata uygun şekilde yönetilebilir.
  Doğru yönetilen bir SKT sistemi hem ürün güvenliğini artırır hem de işletmelerin finansal kayıplarını önemli ölçüde azaltır.

SKT ve Soğuk Zincir Yönetimi Neden Önemlidir?

Sağlık sektöründe kullanılan ürünlerin önemli bir kısmı belirli sıcaklık koşullarında saklanmak zorundadır. Aynı zamanda her ürün belirli bir son kullanma tarihine sahiptir.
Bu süreçlerin doğru yönetilmemesi;

• Kullanılamaz hale gelen ürünlerin artmasına,
• Stok kayıplarına,
• Hastane teslimatlarının reddedilmesine,
• ÜTS kayıtlarında uyumsuzluk oluşmasına,
• Bakanlık denetimlerinde cezai yaptırımlara,
• Hasta güvenliğinin riske girmesine
  neden olabilir.
  Bu nedenle SKT yönetimi yalnızca depo operasyonlarının değil, kalite yönetiminin de önemli bir parçasıdır.

SKT ve Soğuk Zincir Süreci Nasıl Yönetilmelidir?

Başarılı bir stok yönetimi için süreçlerin dijital olarak planlanması gerekir.

1. Ürün Girişlerinde SKT Bilgilerinin Doğrulanması

Ürün depoya kabul edilirken karekod üzerinde bulunan;

• Lot numarası
• Seri numarası
• Son Kullanma Tarihi (SKT)
  bilgileri barkod okuyucular veya el terminalleri ile okunarak ERP ve ÜTS kayıtlarına doğru şekilde aktarılmalıdır.

2. Otomatik Miad Takibi

Depoda bulunan ürünlerin son kullanma tarihleri sürekli olarak takip edilmelidir.
Akıllı yazılımlar;

• 30 gün kalan ürünleri,
• 60 gün kalan ürünleri,
• 90 gün kalan ürünleri
  otomatik olarak raporlayabilir.
  Böylece işletmeler gerekli aksiyonları zamanında alabilir.

3. FEFO (First Expired First Out) Prensibinin Uygulanması

SKT yönetiminde en önemli yöntemlerden biri FEFO prensibidir.
FEFO yaklaşımına göre;
son kullanma tarihi en yakın olan ürün ilk olarak sevk edilir.
Bu yöntem sayesinde;

• stok kayıpları azalır,
• ürünlerin depoda unutulması engellenir,
• finansal zararlar minimize edilir,
• ürün rotasyonu daha verimli hale gelir.

4. Soğuk Zincir Takibi

Soğuk zincir gerektiren ürünlerde yalnızca SKT değil;

• depolama sıcaklığı,
• taşıma koşulları,
• sevkiyat süreçleri
  de düzenli olarak izlenmelidir.
  Sıcaklık limitlerinin dışına çıkan ürünlerin gerektiğinde karantinaya alınması ve değerlendirilmesi büyük önem taşır.

5. Zayiat ve İmha Bildirimleri

Miadı dolmuş veya kullanılamaz hale gelmiş ürünlerin sistemde aktif stok olarak görünmeye devam etmesi ciddi sorunlara yol açabilir.
Bu nedenle;

• zayiat,
• imha,
• deaktivasyon
  bildirimleri zamanında gerçekleştirilmeli ve ÜTS kayıtları güncel tutulmalıdır.

SKT Yönetiminde Karşılaşılan Operasyonel Sorunlar

Manuel yöntemlerle yürütülen süreçlerde işletmeler sıklıkla aşağıdaki problemlerle karşılaşmaktadır.

Miadı Yaklaşan Ürünlerin Fark Edilememesi

Depoda uzun süre bekleyen ürünler zamanında tespit edilemediğinde yüksek maliyetli stok kayıpları oluşabilir.

Yanlış Sevkiyat

Personelin yanlış lot veya son kullanma tarihine sahip ürünü sevk etmesi müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir.

Hastane Teslimatlarının Reddedilmesi

Özellikle kamu hastaneleri belirli minimum SKT şartları arayabilmektedir.
Yetersiz raf ömrüne sahip ürünler teslim alınmayabilir.

ÜTS Kayıtlarında Tutarsızlık

Fiziki olarak imha edilen ürünlerin sistemde aktif görünmeye devam etmesi denetimlerde sorun oluşturabilir.

Dijital SKT Yönetiminin İşletmelere Sağladığı Avantajlar

Merkezi bir SKT yönetim sistemi işletmelere önemli avantajlar sağlar.
Başlıca faydalar şunlardır:

• Otomatik son kullanma tarihi takibi
• FEFO prensibine uygun sevkiyat yönetimi
• Miadı yaklaşan ürünler için erken uyarılar
• Zayiat süreçlerinin kolay yönetimi
• ÜTS ile uyumlu stok yönetimi
• Finansal kayıpların azaltılması
• Operasyonel verimliliğin artırılması
• Denetim süreçlerine hazır altyapı

DataStil ile Akıllı SKT ve Soğuk Zincir Yönetimi

DataStil, sağlık sektörüne yönelik geliştirdiği dijital izlenebilirlik ve stok yönetimi çözümleriyle işletmelerin SKT ve soğuk zincir süreçlerini daha güvenli, hızlı ve verimli şekilde yönetmelerine destek olmaktadır.
DataStil çözümleri kapsamında;

• SKT ve lot bazlı stok yönetimi
• FEFO destekli sevkiyat planlaması
• ERP sistemleri ile tam entegrasyon
• ÜTS uyumlu dijital takip altyapısı
• Otomatik zayiat ve deaktivasyon süreçleri
• Merkezi raporlama ve analiz ekranları
• Kritik stok ve miad uyarıları
• Operasyon süreçlerinin dijitalleştirilmesi
  gibi birçok teknolojik çözüm sunulmaktadır.
  Bu çözümler sayesinde işletmeler hem mevzuata uyum sağlayabilir hem de stoklarını daha etkin yöneterek finansal kayıplarını azaltabilir.
  Modern sağlık lojistiğinde başarılı bir stok yönetimi için yalnızca ürünlerin depolanması değil, son kullanma tarihi ve saklama koşullarının da dijital olarak izlenmesi büyük önem taşımaktadır. Akıllı SKT ve soğuk zincir yönetimi çözümleri, işletmelerin operasyonlarını daha kontrollü, sürdürülebilir ve güvenli hale getirmelerine katkı sağlamaktadır.