ÜTS’de Sistem/İşlem Paketi (Set) Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)
ÜTS’de Sistem/İşlem Paketi (Set) Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)
Tıbbi cihaz ve medikal sektöründe faaliyet gösteren firmalar için en karmaşık operasyonel süreçlerden biri, birden fazla medikal ürünün veya sarf malzemenin bir araya getirilerek oluşturulduğu Sistem/İşlem Paketleri (Setler) ve bunların Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerindeki yönetimidir.
Özellikle cerrahi operasyon setleri, implant paketleri ve tek kullanımlık ameliyat kitleri gibi yapılarda, paketin içerisinde yer alan her bir ürünün kendine ait karekod, seri ve lot numarasına sahip olması süreçleri daha karmaşık hale getirmektedir.
Bu nedenle hem paketin bütün olarak yönetilmesi hem de içerisindeki tüm bileşenlerin ayrı ayrı izlenebilir olması Sağlık Bakanlığı mevzuatı açısından büyük önem taşımaktadır.
Bu yazıda, ÜTS Sistem/İşlem Paketi tanımının ne olduğu, paket yönetiminin nasıl gerçekleştirildiği, manuel süreçlerde yaşanan operasyonel sorunlar ve Datastil Yazılım ile bu süreçlerin nasıl dijitalleştirildiği detaylı olarak ele alınmaktadır.
ÜTS Sistem/İşlem Paketi (Set) Nedir?
ÜTS Sistem/İşlem Paketi; Sağlık Bakanlığı mevzuatına göre belirli bir teşhis, tedavi veya cerrahi işlem amacıyla birden fazla tıbbi cihazın ve/veya sarf malzemenin tek bir sistem veya paket halinde bir araya getirilerek sunulmasını ifade eder.
Bu paketler; cerrahi setler, implant kitleri, ortopedik operasyon paketleri, girişimsel işlem setleri ve benzeri birçok medikal uygulamada kullanılmaktadır.
Daha sade bir ifadeyle;
"İçerisinde onlarca farklı karekodlu ürün bulunan bir cerrahi setini ÜTS üzerinde tek bir ana paket olarak tanımlamak ve yönetmek" işlemidir.
Bu yapıda yalnızca ana paket değil, paketi oluşturan tüm alt bileşenlerin de seri, lot ve karekod bilgilerinin izlenebilir olması zorunludur.
Böylece gerektiğinde herhangi bir ürün geri çekme (Recall), tüketim bildirimi veya stok sorgulaması sırasında paketin tüm bileşenleri eksiksiz şekilde takip edilebilir.
Set ve Paket Yönetimi Nasıl Yapılır?
ÜTS üzerinde Sistem/İşlem Paketi yönetimi belirli adımlar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.
Genel süreç aşağıdaki şekilde ilerlemektedir:
- Paketin genel bilgileri oluşturulur ve Sistem/İşlem Paketi tanımlanır.
- Paket içerisinde yer alacak ürün tipleri (GTIN) sisteme eşleştirilir.
- Depo personeli seti oluşturacak tüm ürünlerin karekodlarını el terminali veya barkod okuyucu ile tek tek okutur.
- Okutulan tüm seri, lot ve son kullanma tarihi bilgileri sistem tarafından doğrulanır.
- Tüm bileşenler tek bir paket altında birleştirilerek ÜTS'ye Sistem/İşlem Paketi Oluşturma Bildirimi gönderilir.
- Oluşturulan ana paket hastanelere, bayilere veya diğer sağlık kuruluşlarına tek bir ürün olarak sevk edilebilir hale gelir.
- Paket içerisindeki ürünlerin tamamı ÜTS üzerinde izlenebilir şekilde kayıt altına alınır.
Bu yapı sayesinde hem paket hem de içerisindeki tüm bileşenler dijital olarak takip edilmeye devam eder.
Set Yönetiminde Karşılaşılan Operasyonel Zorluklar
Sistem/İşlem Paketlerinin manuel yöntemlerle yönetilmesi birçok operasyonel riski beraberinde getirmektedir.
En sık karşılaşılan problemler şunlardır:
- Set içerisindeki ürünlerden birinin yanlış lot veya seri numarası ile okutulması.
- Yanlış eşleştirilen tek bir bileşen nedeniyle tüm cerrahi setin hastane mal kabulünde reddedilmesi.
- Cerrahi işlem sonrasında kullanılan ve kullanılmayan ürünlerin ÜTS üzerinde doğru şekilde ayrıştırılamaması.
- Yüzlerce parçadan oluşan setlerin manuel olarak sisteme işlenmesi nedeniyle ciddi zaman kaybı yaşanması.
- Hatalı veya eksik karekod girişleri nedeniyle mevzuata aykırı bildirimlerin oluşması.
- Set içerisindeki ürünlerin izlenebilirliğinin kaybolması.
- Depo operasyonlarında verimliliğin azalması.
Bu nedenle set yönetiminin manuel yöntemler yerine entegre dijital sistemlerle yürütülmesi hem operasyonel verimlilik hem de mevzuata uyum açısından büyük önem taşımaktadır.
Datastil Yazılım ile Akıllı Set ve Paket Yönetimi
Datastil Yazılım, geliştirdiği ÜTS Sistem/İşlem Paketi Modülü ile cerrahi set ve medikal paket oluşturma süreçlerini tamamen dijital ortama taşımaktadır.
ERP sistemleri ile entegre çalışan yapı sayesinde paket oluşturma, karekod doğrulama ve ÜTS bildirimleri tek platform üzerinden yönetilebilmektedir.
Datastil çözümü kapsamında;
- ERP sistemlerinde bulunan ürün reçeteleri (BOM) ile ÜTS Sistem/İşlem Paketleri otomatik olarak eşleştirilebilir.
- Set bileşenleri el terminalleri üzerinden hızlı şekilde okutularak toplu Paket Oluşturma Bildirimi gerçekleştirilebilir.
- Paket içerisindeki kullanılan ürünler için Tüketim Bildirimi yönetilebilir.
- Kullanılmayan ürünler tekrar stoklara güvenli şekilde geri kazandırılabilir.
- Hatalı, süresi dolmuş (SKT) veya ÜTS kaydı pasif olan ürünlerin sete eklenmesi sistem tarafından engellenebilir.
- Setlerin içerikleri, konumları ve yasal durumları tek ekran üzerinden takip edilebilir.
- ÜTS süreçleri merkezi olarak yönetilebilir ve raporlanabilir.
Akıllı Set Yönetiminin Sağladığı Avantajlar
Dijital set yönetimi çözümleri işletmelere birçok önemli avantaj sağlamaktadır.
- Karekod bazlı tam ürün izlenebilirliği
- Operasyonel hata riskinin azaltılması
- Manuel veri girişlerinin ortadan kaldırılması
- Cerrahi setlerin hızlı hazırlanması
- ERP ve ÜTS süreçlerinin birlikte yönetilmesi
- Mevzuata uygun dijital kayıt altyapısı
- Daha kontrollü depo operasyonları
- Merkezi raporlama ve süreç yönetimi
Sonuç
Cerrahi setler ve Sistem/İşlem Paketleri, medikal sektörünün en kritik operasyon alanlarından birini oluşturmaktadır.
Bu paketlerin doğru şekilde oluşturulması, içerisindeki tüm bileşenlerin eksiksiz izlenebilmesi ve ÜTS süreçlerinin mevzuata uygun yönetilmesi hem hasta güvenliği hem de operasyonel sürdürülebilirlik açısından büyük önem taşımaktadır.
Datastil Yazılım tarafından geliştirilen ÜTS Sistem/İşlem Paketi çözümleri sayesinde; paket oluşturma, karekod yönetimi, ERP entegrasyonu ve ÜTS bildirim süreçleri tek platform üzerinden güvenli, hızlı ve izlenebilir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.
Medikal operasyonlarınızı dijitalleştirmek, set yönetim süreçlerinizi hızlandırmak ve ÜTS süreçlerinizi merkezi olarak yönetmek için Datastil çözümleri hakkında detaylı bilgi alabilir ve bizimle iletişime geçebilirsiniz.