ÇKYS Numarası Nasıl Alınır? ÜTS Kaydı Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)
ÇKYS Numarası Nasıl Alınır? ÜTS Kaydı Nasıl Yapılır?
Sağlık sektöründe faaliyet gösterecek firmalar ve profesyoneller için rehber
Türkiye’de tıbbi cihaz, medikal ürün veya sağlık hizmetleri alanında faaliyet göstermek isteyen herkesin karşısına iki kritik kavram çıkar: ÇKYS ve ÜTS.
Pratikte şunu net söylemek gerekir:
- ÇKYS olmadan ÜTS olmaz
- ÜTS olmadan yasal satış, dağıtım ve bildirim yapılamaz
Bu yazıda sadece “nasıl yapılır” değil, neden bu şekilde ilerlemek zorundasınız, nerelerde sorun yaşanır ve işi hızlandırmak için nelere dikkat etmelisiniz sorularını da cevaplıyoruz.
ÇKYS Nedir? Neden Bu Kadar Önemlidir?
ÇKYS (Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi), Sağlık Bakanlığı’nın sağlık ekosistemindeki tüm kişi ve kurumları tekil olarak tanımladığı ana sistemdir.
Bir anlamda sağlık sektörünün “kimlik sistemi”dir.
ÇKYS numarası aşağıdaki işlemler için zorunludur:
- ÜTS üzerinde firma veya ürün kaydı yapmak
- Sorumlu müdür, teknik personel, mesul müdür tanımlamak
- Bakanlık sistemlerinde yetkilendirme almak
- Denetim ve resmi yazışmalarda firma / personel eşleştirmesi
Sahadaki en büyük yanılgı: “E-Devlet’ten alınıyor” sanılır.
Hayır. ÇKYS başvuruları İl Sağlık Müdürlüğü üzerinden ve çoğu zaman manuel kontrol ile ilerler.
ÇKYS Numarası Türleri
1) Gerçek Kişi (Bireysel) ÇKYS
Kimler alır?
- Sorumlu müdürler
- Teknik personel
- Sağlık meslek mensupları
- Firma adına işlem yapacak yetkililer
Bu numara, kişinin sağlık sistemleri içindeki rolünü tanımlar. ÜTS’de kullanıcı yetkileri bu numara üzerinden verilir.
2) Tüzel Kişi (Firma) ÇKYS
Kimler alır?
- Tıbbi cihaz üreticileri
- İthalatçılar
- Distribütörler
- Medikal satış firmaları
- Depolar ve lojistik firmaları
Firma ÇKYS’si olmadan ÜTS ürün tanıtımı yapılamaz.
Gerçek Kişi ÇKYS Numarası Nasıl Alınır?
Başvuru, kişinin ikamet ettiği ya da çalıştığı ilin İl Sağlık Müdürlüğü ÇKYS birimine yapılır.
Genellikle istenen belgeler:
- T.C. kimlik fotokopisi
- Diploma veya mezuniyet belgesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Görev tanımını gösteren yazı
- Sertifikalar (varsa)
- Vesikalık fotoğraf
Kritik nokta:
Belgeler eksiksiz olsa bile görev tanımı net değilse başvuru geri çevrilebilir.
Örneğin “sorumlu müdür” mü yoksa “teknik personel” mi olduğu açık yazılmalıdır.
Firma (Tüzel Kişi) ÇKYS Kaydı Nasıl Yapılır?
Firma ÇKYS başvurusu, şirket merkezinin bağlı olduğu İl Sağlık Müdürlüğüne yapılır.
Genelde talep edilen belgeler:
- Vergi levhası
- Ticaret sicil gazetesi
- İmza sirküleri
- Oda sicil kaydı
- İşyeri açma ve çalışma ruhsatı
- Yetkili kişi kimlik fotokopisi
- Şirket kaşesi
En sık yapılan hata:
Faaliyet alanının net tanımlanmaması.
Üretici, ithalatçı, bayi veya distribütör rollerinin yanlış seçilmesi, ileride ÜTS ürün kayıtlarında ciddi sorunlara yol açar.
ÜTS (Ürün Takip Sistemi) Nedir?
ÜTS, tıbbi cihazların;
- Üretim
- İthalat
- Dağıtım
- Satış
- Kullanım
- İmha
süreçlerinin tamamının elektronik ortamda izlendiği sistemdir.
ÜTS’ye kayıtlı olmayan bir ürün:
- Satılamaz
- İhaleye giremez
- Kamuya verilemez
- Denetimde ciddi cezalara konu olur
ÜTS Kaydı Kaç Aşamadan Oluşur?
- ÜTS Firma Kaydı
- ÜTS Ürün Kaydı
Firma kaydı olmadan ürün kaydı yapılamaz.
ÜTS Firma Kaydı Nasıl Yapılır?
ÜTS firma kaydı genellikle e-Devlet üzerinden başlatılır.
Adımlar:
- ÜTS portalına giriş
- Firma bilgilerinin MERSİS üzerinden doğrulanması
- Firma ÇKYS numarasının girilmesi
- Yetkili kullanıcıların atanması
- Belgelerin yüklenmesi
- Başvurunun onaya gönderilmesi
Dikkat:
Yetkili kullanıcıların kişisel ÇKYS numarası yoksa sistem ilerlemez.
ÜTS Ürün Kaydı Nasıl Yapılır?
Firma onaylandıktan sonra ürün tanıtım aşamasına geçilir.
Ürün kaydında girilmesi gerekenler:
- Ürün adı
- Barkod / GTIN
- Risk sınıfı
- Üretici / ithalatçı bilgileri
- Teknik dokümanlar
- CE ve uygunluk belgeleri
En sık karşılaşılan problemler:
- Yanlış risk sınıfı seçimi
- Eksik teknik dosya
- Türkçe doküman eksikliği
- E-imza onayının atlanması
Bu hatalar, ürünün haftalarca onay beklemesine neden olabilir.
Sahadan Net Bir Özet
- ÇKYS işin temelidir
- Firma ve kişi ÇKYS’si ayrı ayrı düşünülmelidir
- ÜTS problemlerinin %70’i ÇKYS tanımlarından kaynaklanır
- Doğru başlangıç, ileride aylar kazandırır
Datastil olarak ÇKYS ve ÜTS süreçlerinde firmalara danışmanlık, teknik altyapı ve entegrasyon desteği sunuyoruz.